L’accesso alla documentazione, previsto dal Gdpr, sia da parte di soggetti autorizzati che di esterni, è un tema raramente approfondito; pertanto, si desidera condividere alcune riflessioni riguardanti specificamente il Registro dei trattamenti e la Valutazione dei rischi.
(Nella foto: l’Ing. Monica Perego, docente del Corso di alta formazione ‘Il sistema di gestione della privacy e le attività di audit‘)
Il Registro dei trattamenti – Ad avviso dell’autrice, il Registro dei trattamenti (come Titolare) dovrebbe essere un documento condiviso tra gli autorizzati all’interno dell’organizzazione, a meno di casi particolari. Rendendo tali soggetti a conoscenza dei contenuti del documento e permettendo loro di consultarlo, si aumenta la consapevolezza degli stessi, riducendo la probabilità di errori.
Se il Registro è ben strutturato, gli autorizzati hanno quindi accesso a varie informazioni: durata del trattamento, modalità di cancellazione/distruzione dei dati, ragioni sociali dei Responsabili designati, ecc.
Possono quindi anche segnalare eventuali errori o modifiche (ad esempio la variazione di un Responsabile), in modo da far sì che il documento sia costantemente aggiornato.
Ovviamente l’accesso deve avvenire per la versione in vigore, opportunamente datata, mentre le versioni storicizzate devono essere gestite ad accesso limitato, di norma sotto la
Responsabilità del Privacy Officer. Quest’ultimo dovrà informare gli Autorizzati dell’emissione di una nuova versione del documento rendendola disponibile, ad esempio sulla intranet aziendale. In ogni caso i contenuti del Registro non devono essere comunicati all’esterno dell’Organizzazione.
La Valutazione dei rischi – La Valutazione dei rischi dovrebbe essere un documento con accesso molto più limitato rispetto al Registro. Infatti, poiché illustra le misure di mitigazione in essere e quelle pianificate nel breve/medio termine, di fatto descrive, indirettamente, quali misure mancano, quali sono lacunose o sono ancora in fase di pianificazione. Non va inoltre dimenticato che il documento di norma contiene anche le misure tecniche e quelle organizzative applicate all’interno dell’organizzazione.
Un esempio po’ aiutare a comprendere:
Per il trattamento X effettuato tramite un software è documentata, come misura di mitigazione, l’accesso regolamentato da password in possesso solo degli autorizzati che ricoprono il ruolo ALFA e BETA.
Sulla base di tale informazione, un malintenzionato potrebbe:
– dedurre che i dati presenti nel software non sono criptati e questo evidenzia una debolezza
– contattare gli autorizzati che ricoprono il ruolo ALFA e BETA attivando tecniche di social engineering per carpire la password o per ricattarli al fine di poter accedere ai dati
Inoltre, il malintenzionato, analizzando le minacce descritte dalla Valutazione dei rischi, potrebbe dedurre che alcune non sono state “considerate” o meglio “documentate”. Ciò peraltro non implica necessariamente che non siano state approntate delle misure in relazione a tali minacce.
Alla luce di quanto sopra, la Valutazione di rischi dovrebbe essere un documento con un accesso molto limitato, e dovrebbero essere poste in atto ulteriori misure per rendere difficoltosa la consultazione, come ad esempio:
– archiviazione del documento in un’area non accessibile dall’esterno
– criptazione del documento
– suddivisione del documento in più parti, in modo che l’accesso ad una sola di esse non ne permetta la comprensione
La problematica assume ancora più rilevanza nel caso in cui l’Organizzazione agisca come Responsabile del trattamento e quindi le misure che pone in capo debbano essere poste a tutela del Titolare. Quest’ultimo potrebbe indicare, nell’ambito dell’atto di designazione, anche il livello di accesso e di protezione della Valutazione dei rischi per la parte dei dati che deve trattare il Responsabile.
Considerazioni simili a quelle effettuate per la Valutazione dei rischi possono essere svolte per quanto riguarda il MOP – Modello Organizzativo Privacy che, per quanto non contenga, di norma, elementi vulnerabili come nel caso della Valutazione dei rischi, è opportuno resti riservato.
Il caso della Pubblica amministrazione – Per le Pubbliche amministrazioni vi è anche l’esigenza di bilanciare le informazioni contenute nel Registro dei trattamenti e nella Valutazione dei rischi, a fronte delle seguenti normative:
– Decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 – amministrazione trasparente
– Legge n. 241/1990 – accesso agli atti
La disponibilità/accesso a tali documenti, dovrebbe essere attentamente valutata in quanto sono molte le vulnerabilità a cui l’Amministrazione si espone permettendo la consultazione in rete o l’accesso a seguito di una richiesta (vari esperti hanno peraltro posizioni diverse a riguardo).
Riguardo alla normativa sull’amministrazione trasparente, è stata effettuata una ricerca nel sito dell’Anac per verificare quali documenti riguardanti la protezione dei dati sono presenti; risulta presente solo l’elenco: “Banche dati Anac Autorità Nazionale Anticorruzione”.
Per quanto riguarda invece il diritto di accesso si rimanda alla definizione di “documento amministrativo”, vedi legge n. 241/1990. L’art. 22, lettera d) e successivamente modificato dalla legge n. 15/2015. Si definisce documento amministrativo “ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale”.
Il Titolare quindi determinerà, secondo il principio di autotutela, se la Valutazione dei rischi collide con il principio di trasparenza, dato il rischio di utilizzo delle informazioni in modo lesivo degli interessi della Pubblica Amministrazione. Analoga considerazione può essere effettuata per quanto riguarda l’esercizio del diritto di accesso.
Conclusioni – Il Titolare del trattamento, in mancanza di indicazioni al riguardo nel GDPR, deve considerare che la conoscenza da parte degli autorizzati di informazioni afferenti alle attività che svolgono aumenta la loro consapevolezza; d’altra parte egli deve tutelare i diritti e le libertà degli interessati, nonché l’ambito professionale ed il segreto industriale, non solo della sua impresa, ma anche di quelle dei suoi clienti nel ruolo di Titolari del trattamento, altrimenti potrebbe anche incorrere in richieste di risarcimento danni oltre ad essere contrattualmente inadempiente
